LE TABLEAU DE BORD

« Réduisez les coûts au minimum », « Nous voulons atteindre un niveau de service supérieur à 95 % » sont sûrement des objectifs que vous devez atteindre, voire même surpasser en permanence. Afin de vous aider à prendre les bonnes décisions, il est important d’avoir une vision immédiate et instantanée de la situation. Pour ce faire, il faut identifier les indicateurs de performance clés permettant de suivre l’état d’avancement d’une activité et évaluer son efficacité. Ces indicateurs doivent être révisés périodiquement et suivis à l’aide d’un tableau de bord simple, clair et facile à lire.

Le tableau de bord n’est pas un outil de contrôle ou un instrument de motivation, mais bien un instrument de progrès permettant de :
• Avoir une vision synthétique et exacte des moyens mis en place;
• Confronter les résultats obtenus;
• Identifier des actions correctives face à des dysfonctionnements mis en évidence;
• Rendre compte de son pilotage au niveau supérieur (reporting);
• Comparer ses performances avec celles des concurrents.

Les tableaux de bord s’intègrent dans un processus où vous vous mesurez, vous vous fixez des objectifs et vous vous comparez. Il est essentiel que les tableaux de bord ne contiennent que des données dont le personnel est responsable.

Cinq étapes sont nécessaires pour l’élaboration d’un tableau de bord :

1. Pré-requis : rassembler les éléments préalables à l’élaboration d’un tableau de bord :
• Identifier les destinataires du tableau de bord;
• Formaliser l’utilisation prévue;
• Formaliser la périodicité souhaitée;
• Identifier les objectifs/bornes acceptables;
• Identifier la source de données requises.

2. Mettre en place le tableau de bord : identifier et mobiliser les acteurs impliqués dans le projet :
• Définir le besoin en tableaux de bord en utilisant les besoins fonctionnels identifiés;
• Valider la faisabilité des tableaux de bord;
• Maîtriser les coûts et les charges récurrents;
• S’assurer que les tableaux de bord pourront être aisément exploités.

3- Élaborer le tableau de bord : construire le tableau de bord en se basant sur les différents objectifs identifiés :
• Formaliser les objectifs mesurables;
• Sélectionner les sources de données exploitables;
• Élaborer les indicateurs correspondants;
• Construire les tableaux de bord à partir des indicateurs;
• Mettre en place les procédures d’alimentation des tableaux de bord;
• Valider l’applicabilité des tableaux de bord.

4- Exploiter les tableaux de bord : mettre à jour et exploiter les tableaux de bord selon les périodicités prévues :
• Recueillir les données constitutives;
• Utiliser les tableaux de bord dans le processus de décision.

5- Faire évoluer le tableau de bord : faire un suivi du tableau de bord afin de vérifier s’il nécessite une mise à jour :
• Défaut de qualité des indicateurs;
• Évolution du contexte;
• Évolution des objectifs;
• Inadéquation des indicateurs par rapport aux objectifs fixés;
• Changement des destinataires, etc.

Finalement, le tableau de bord rempli plusieurs rôles synergiques. Il est en premier lieu un véhicule pour représenter l’information de gestion. Il est un déclencheur d’enquête et un outil d’investigation. Le tableau de bord doit mettre en valeur les éléments les plus importants et attirer la vigilance des gestionnaires sur les points qui méritent son attention. Ainsi, il se doit d’être sélectif quant au nombre d’indicateurs retenus. Cependant, la sélectivité n’exclut pas la présence d’information complémentaire.